Los gastos de representación, el dinero que utilizamos para mejorar la actividad comercial, deben estar perfectamente explicados si es que queremos que formen parte de la contabilidad.

En cualquier actividad, sea profesional o empresarial, hay que viajar, tener atenciones con los clientes y comer fuera, tanto para mostrar de cerca qué hacemos como para llevar el resultado de una venta. Estas acciones producen lo que todos conocemos por gastos de representación.

Estas partidas agrupan muchos conceptos, como noches de hotel, comidas, billetes de transporte público, combustible, dietas, regalos y demás obsequios.

Para pagarlos, es muy habitual que se utilice una tarjeta de empresa, aunque también es común que el trabajador pague inicialmente el importe, lo que se conoce como suplido.

Lo más importante es que respondan de verdad a las necesidades de la empresa  y que se realcen siempre buscando beneficios futuros, en forma de pedido, mantenimiento de relación comercial o de afianzamiento del cliente.

Por eso es tan importante que justifiquemos bien y de manera real los gastos de representación. Para convertirse en deducible tiene que demostrarse que pertenecen a la actividad empresarial o profesional. De lo contrario, Hacienda puede entender que ese gasto de representación responde  a otras cosas, como la salida a comer con la familia que simula una reunión comercial.

Hay que prestar atención a la justificación de estos gastos. Es un concepto económico indeterminado donde pueden filtrarse cantidades constitutivas de fugas de capital y tener las cosas claras es importante.