La factura es un elemento clave en el comercio, dado que sirve para justificar que hay una transacción comercial. Si la empresa tiene un problema de cobro, con la factura puede testificar que existe esa deuda. Al consumidor le sirve para poder reclamar si no está satisfecho. La factura es el justificante de la garantía como detalla Negocia Consultoría.

De cara a Hacienda, la factura sirve para cobrar los impuestos de la venta. Habitualmente el IVA. Hay servicios que están exentos, como la educación o la medicina. Es obligatorio emitirla y que cumpla unos requisitos para que sea un documento legal. Las facturas tienen que estar numeradas y ordenadas por fecha, la cual siempre debe aparecer.

Las facturas también deben tener los datos de la persona o empresa que la hace, con su domicilio y NIF, así como los datos de quien la recibe.

A su vez debe incluir el servicio o producto que se vende y su precio y detallar el precio unitario y los descuentos. Este tipo de documento puede reflejar el impuesto que corresponda y si se aplica retención para el caso de servicios profesionales. La cantidad total debe estar bien identificada y separada del precio a pagar.

Las facturas deben hacerse antes del día 16 del mes siguiente a la fecha de la operación. Se deben enviar antes de un mes, por lo que en una misma factura se pueden incluir varios productos o servicios prestados dentro de ese mismo mes.

Es obligatorio llevar un registro de facturas emitidas y recibidas para el caso de las empresas y profesionales. Se deben conservar, al menos, durante cuatro años, según explica Negocia Consultoria.