Son muchas las ocasiones en las que debemos conservar copia de un documento relacionado con un cliente o proveedor. Sabemos que el papel no es actualmente el método, pero el archivo digital puede ser un caos sin un adecuado sistema de gestión documental.

El orden, la organización, es, como siempre, la clave. Si no, el resultado suele ser carpetas y más carpetas clasificadas a veces de forma errática en los directorios de los ordenadores personales de media plantilla. La manera más lógica sería que el sistema que gestionase nuestros documentos estuviera integrado en el programa de gestión.

Así ocurre con Cont4, la aplicación contable y de gestión de Tetra Informática. Permite adjuntar documentos externos al programa. Como explican los responsables del programa, "en todas las tablas susceptibles de tener asociado algún documento, disponen de la pestaña 'documentos' para que su localización se realice de forma sencilla, asientos contables, registros de iva, artículos, personal, etc, etc. El usuario tendrá clasificados los documentos por fecha de incorporación o por nombre, teniendo también la posibilidad de escribir una descripción ampliada de lo que és cada uno. Además... ¡se pueden visualizar o sacar una copia desde cualquier puesto de trabajo!".

Tal y como está diseñado el sistema, se pueden archivar imágenes jpg, bmp, gif y documentos pdf, doc o txt, entre otros. Para explicarlo mejor: si has firmado un contrato con el cliente que quieres conservar, pero no dispones de escáner, le haces una foto con el móvil y de ahí al Cont4. Eso no quita la posibilidad de guardar un documento realizado en el propio ordenador o algo que nos han enviado en pdf o doc, pero sí es importante esa facilidad en nuestro día a día.

De esta forma conseguimos dos cosas. Por un lado la búsqueda de documentos es más sencilla, ya que solamente tenemos que ir a la pestaña documentos del cliente, proveedor, factura, etc. Por otro, no es necesario comenzar a navegar entre carpetas para buscar cómo se nos ocurrió clasificarlo. Más fácil y más eficiente.

“Esa es precisamente la característica especial de Cont4, somos cercanos, conocemos a nuestros clientes y sabemos qué necesitan exactamente. Tienen mucho trabajo y el programa de gestión debe hacerlo todo más fácil”, han apuntado los responsables de Tetra Informática.