Para empezar a hablar de por qué es importante el BI (Business Intelligence) en una empresa, es necesario dejar claro qué significa. Este, hace referencia al conjunto de diferentes estrategias para crear el  conocimiento a partir de un análisis de datos recopilados en la empresa. No solo los recopila, sino que, tal y como afirma Inprofit, además los analiza y ayuda a entender el cómo y el por qué, de modo que se puedan adaptar las acciones destinadas a la mejora de la rentabilidad y productividad a la empresa.

Este software BI es capaz de extraer y aglutinar los datos de distintas fuentes para que puedan ser analizados. Desde un punto de vista pragmático, se podría decir que depurar y transformar los datos de los sistemas transaccionales y la información desestructurada (tanto interna como externa a la compañía), en información ya estructurada. Así, esta ya puede ser explotada de manera directa o ser utilizada para su análisis.

Actualmente, existen diferentes productos de Business Intelligence, aunque queremos destacar especialmente la herramienta Power BI (Microsoft) para realizar cuadros de mandos integrales por su sencillez y profundidad. Enlazado a diversos orígenes de datos como Datawarehouse.

Aunque, tal y como explica Inprofit, es importante que quede claro cuáles son las características que sitúan el BI en tan buena posición y es que, gracias a este, las empresas pueden avanzar en la mejora competitiva a través de 5 acciones, sobre todo:

- Lo más importante en un primer momento es observar. De este modo se recopilan los datos y se analiza qué es lo que está sucediendo pero requiere tener los indicadores (KPIs) apropiados para tener toda la información de relevancia.

- En segundo lugar se debe comprender lo que se ha observado. Es importante realizar un análisis íntegro y profundo sacando conclusiones del estado actual.

- A continuación, se debe realizar una predicción combinando nuestra información con otras del estado de la competencia y del mercadollegando así a estimaciones a futuro.

- En penúltimo lugar, hay que llegar a la colaboración. Esto se consigue gracias a la difusión rápida de los resultados y la cooperación entre los diferentes departamentos. Disponer de información en tiempo real supone una ventaja competitiva importante.

Y, en último lugar, pero no por ello menos importante, hay que llegar a una decisión. Se trata del último paso y es en este donde se propone la estrategia para seguir. Todo ello, eso sí, después de haber realizado este análisis exhaustivo previamente.