TECNOLOGÍA. Cómo elegir gestor documental.

Si está pensando en comprar una copiadora o un gestor documental para su negocio es conveniente hacerse estas preguntas para tener la información necesaria y tomar una buena decisión de compra de acuerdo a sus necesidades. 1º – ¿Qué me gustaría realizar con mi gestor documental? Es lo primero que debemos preguntarnos. Es decir, la necesidad real. Hoy en día gracias a la conectividad y a las nuevas tecnologías, podemos realizar muchas funciones con nuestros equipos multifunción, por ejemplo, fax, escáner, conexión inalámbrica, impresión y copiado en gran formato,… Estas funciones a veces vienen de serie con nuestro gestor documental y otras son opcionales, hemos de valorar entonces que es lo que necesitaremos realmente. 2º – ¿Cuál es mi volumen? La mejor forma de ahorrar es saber de antemano cual será nuestro volumen aproximado tanto de impresiones, fotocopias como de escaneados. Ya que este dato nos permitirá ajustar al máximo el tipo de equipo y mantenimiento a contratar, no es lo mismo imprimir 1.000 fotocopias a color que 10.000 a color. Los precios de mantenimiento e impresión son diferentes para cada caso concreto y para cada tipo de documento.

3º – ¿Conectividad? Las nuevas tecnologías avanzan muy rápido y se instalan en nuestros equipos aun más rápido. Tenemos opciones de impresión o escáner remoto desde cualquier parte del mundo, control inalámbrico, programas de gestión documental adaptados a nuestras necesidades y a nuestros gestores documentales. Por todo ello hemos de valorar la necesidad o no de adquirir complementos de conectividad que nos pueden suponer una gran ayuda en nuestro negocio, simplificando el trabajo y ahorrando tiempo y costes. 4º – ¿Accesorios y complementos? Otra de estas preguntas claves son los accesorios. Los equipos multifunción se les puede acoplar finalizadores (separador, grapadora, plegador), control de acceso con tarjeta de identificación, alimentador manual automático, dúplex, software de apoyo, etc. 5º – ¿Gestión documental? Cada vez le damos más importancia al tiempo, y a la búsqueda de documentos, una buena inversión puede ser la elección de un software de gestión documental, aparte de clasificarnos y organizar nuestros documentos, nos permitirá encontrarlos fácilmente a la vez que realizar un flujo de trabajo (workflow). Deje que nuestro equipo comercial de Digicopy le asesore en la compra o renovación del equipo de su oficina.